MS Word Üzerinden Excel Kullanarak Mailing Yapmak

Mart 12 14:10 2016 Yazar: A.Gökhan, M.Sc. Bu yazıyı yazdır

Teknoloji devi Microsoft tarafından üretilen ve dünyada en çok kullanılan programlardan biri olan MS Office, hepimiz için oldukça sık kullandığımız ve vazgeçilmez program hiç kuşkusuz. Office içerisinde belirli konularda uzmanlaşmış uygulama yazılımları mevcut, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint gibi.

Bu yazımda sizlere, birbiri ile etkileşime de girebilen bu uygulama yazılımlarından MS Word ve MS Excel’i kullanarak çoklu dosya oluşturacak ve mailing gerçekleştireceğiz. Buradaki mantık ve senaryo temel itibariyle şöyle olacak:

• MS Excel üzerinde basit bir tablo oluşturacağız.
• MS Word üzerinde MS Excel aracılığıyla gelen verileri yazdıracağımız basit bir şablon oluşturacağız.
• MS Excel ile MS Word arasında Mailings sekmesini kullanarak entegrasyon işlemini gerçekleştireceğiz.
• Entegrasyon işlemi gerçekleştikten sonra MS Excel’den gelen verileri MS Word’e aktaracağız.

Öncelikle boş bir Excel şablonu oluşturalım ve birkaç satır ve sütun veri ekleyelim:

Excel Tablosu

Bu esnada Word uygulama yazılımını açalım ve Mailings sekmesi ile Excel – Word entegrasyonunu oluşturalım:

Öncelikle Word Mailings sekmesine göz atalım:

Mailings Sekmesi Temsili Ekran Görüntüsü

Select Recipients butonu altında bulunan Use an Existing List… seçeneğine tıklayalım. Böylelikle Word dosyasına Excel dosyası tanımlayacağız.

Excel – Word Entegrasyonu

Excel dosyasını gördük ve OK butonuna tıklayarak entegrasyonu başlattık:

Word Üzerinde Excel Dosyası Entegrasyonu

Mailings sekmesinin temsili ekran görüntüsünü inceleyelim:

Mailings Sekmesinde Aktif Olan Fonksiyonların Görüntüsü

Insert Merge Field butonuna basarak Excel sütunlarına eriştiğimizi rahatlıkla görebiliriz:

Excel Dosyasından Gelen Sütun Adları Listesi

Eklenilen sütun adlarını Word dosyasına ekliyoruz:

Word Şablonu ve Excel Sütun Adları

İlk Excel satırından itibaren Word dosyasına, değerleriyle eklemeye başlıyoruz. Bunun için Preview Results butonunu kullanıyoruz:

Word Üzerinde Excel Verilerini Gösterme

Diğer satırları da aşağıdaki menü yardımıyla görebiliyoruz.

Excel Verilerini Word Üzerinde Göster

Finish & Merge butonunu kullanarak taşıdığımız verileri ister yazdırabilir, ister kaydedebiliriz:

Excel Verilerini Ayrı Ayrı Önizleme ve Yazdırma

Yukarıdaki işlemleri yaparken de, belirli bir satır aralığı seçebileceğimiz gibi, tüm kayıtları da seçebiliyoruz:

Excel Verilerini Ayrı Ayrı Önizleme ve Yazdırma

Sonuç olarak ekrana yazdırılmış ve ayrı ayrı gösterilen sayfaları görebiliriz:

Excel Verilerini Ayrı Ayrı Önizleme ve Yazdırma

Sonraki yazılarda görüşmek dileğiyle.